Carteira de trabalho, holerite e outros papéis que provam um emprego antigo

O que a lei pede

A Lei de Benefícios da Previdência diz que a comprovação de tempo de serviço exige início de prova material, ou seja, um documento da época. Prova só por testemunha não é aceita, salvo força maior ou caso fortuito, como um incêndio que destruiu os arquivos.

Na prática, isso significa juntar papéis. Quanto mais documentos diferentes apontarem para o mesmo emprego, nas mesmas datas, mais fácil fica o reconhecimento.

Os documentos que mais pesam

Carteira de trabalho

A CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social) com anotação de admissão e de saída, sem rasura, em ordem cronológica, costuma ser suficiente. Fotografe também as páginas de alteração de salário, férias e anotações gerais. Elas reforçam que o contrato existiu de verdade.

Anotação fora de ordem, com rasura ou com letra diferente pode gerar dúvida. Nesse caso, junte outros papéis para confirmar.

Extrato do FGTS

O FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) recebe depósitos mensais do empregador. O extrato mostra o nome da empresa, o período e os valores depositados. É uma prova feita por um terceiro, a Caixa, o que dá muita força a ela.

Você consegue o extrato pelo aplicativo do FGTS ou numa agência da Caixa. Contas muito antigas, de antes da centralização na Caixa, podem exigir atendimento presencial e alguma paciência.

Termo de rescisão

O termo de rescisão do contrato de trabalho traz data de admissão, data de saída, último salário e verbas pagas. Ele resolve, por exemplo, o vínculo que aparece no CNIS sem data de fim.

Holerites e recibos de pagamento

Contracheques mostram mês a mês o salário e o desconto do INSS. Servem para provar o vínculo e também o valor do salário, o que é útil quando a remuneração aparece errada. O guia salário errado ou zerado no CNIS explica esse uso.

Ficha ou livro de registro de empregados

Toda empresa precisa manter o registro dos funcionários. Se ela ainda existe, peça uma cópia autenticada da sua ficha ou uma declaração com base no livro, assinada pelo responsável e com identificação da empresa.

Outros papéis de apoio

• Contrato de trabalho assinado.
• Crachá, cartão de ponto ou recibo de férias.
• Declaração de imposto de renda da época com o nome do empregador.
• Sentença ou acordo da Justiça do Trabalho que reconheceu o vínculo.
• Comprovante de seguro-desemprego recebido depois da demissão.

Sozinhos, alguns desses podem ser fracos. Juntos, contam uma história coerente.

Quando a empresa fechou

Empresa encerrada não impede o reconhecimento. Os caminhos mais usados:

1. Procurar o extrato do FGTS daquele vínculo na Caixa.
2. Verificar se você guardou rescisão ou holerites.
3. Consultar a Junta Comercial do estado para confirmar que a empresa existiu e quem eram os sócios.
4. Procurar ex-colegas que tenham carteira assinada no mesmo período, para servir de testemunha de apoio.

O INSS também tem acesso a bases próprias, como informações antigas enviadas pelas empresas, e pode usá-las na análise.

Se a empresa foi comprada por outra ou mudou de nome, a sucessora pode guardar os arquivos de pessoal. Vale procurar o setor de recursos humanos dela e pedir a declaração com base no registro antigo. Em falências, o administrador judicial às vezes responde por esses documentos.

Como organizar as provas para não gerar exigência

Documento bom mal apresentado também atrasa o pedido. Algumas práticas simples ajudam o servidor a ler o seu caso de primeira:

• Coloque os papéis de cada vínculo em ordem de data, do mais antigo para o mais recente.
• Confira se nome, CPF ou PIS e nome da empresa aparecem e estão legíveis em cada arquivo.
• Na descrição do pedido, diga em uma frase o que cada documento prova. Exemplo: "Extrato do FGTS comprova depósitos de 1988 a 1993."
• Não mande documento de outro vínculo misturado, porque confunde a análise.

Um exemplo de dossiê

Imagine o Antônio, 59 anos. Ele trabalhou de 1988 a 1993 numa metalúrgica que fechou. A carteira se molhou numa enchente e a página do contrato ficou ilegível. O vínculo não aparece no CNIS.

O que ele conseguiu reunir:

• Extrato do FGTS da Caixa, com depósitos de 1988 a 1993 em nome da metalúrgica.
• Termo de rescisão guardado numa pasta, com data de saída em junho de 1993.
• Dois holerites de 1991.
• Contato de um ex-colega com carteira assinada pela mesma empresa no período.

São 5 anos de contribuição em jogo. Com três provas escritas apontando as mesmas datas, mais a testemunha de apoio, o pedido chega forte. A decisão é do INSS, mas um dossiê assim reduz bastante a chance de exigência.

Como entregar os documentos

O pedido de acerto de vínculo é feito no Meu INSS, em "Novo pedido", buscando por "vínculo" ou "CNIS". Digitalize cada documento em PDF legível, um arquivo por documento. O passo a passo do pedido está no guia CNIS com vínculo faltando ou data errada.

O serviço é gratuito, pelo Meu INSS ou pela Central 135. Guarde os originais: o INSS pode pedir para conferir. Se o caso for difícil, como vínculo sem nenhum registro formal, a Defensoria Pública da União orienta sem custo.